Os documentos são o testemunho da atividade de uma empresa, devendo, por isso, ser conservados a título de prova dos atos praticados. Para tal, é fundamental ter conhecimento da legislação no que concerne à conservação de toda a documentação.

Saiba quais os prazos para arquivar os diferentes documentos.

Documentos de transporte – 2 anos
Segundo o artigo 6º do Regime dos Bens em Circulação, os documentos de transporte devem ser guardados até ao segundo ano seguinte ao da sua data de emissão.
Todos os exemplares deverão ser arquivados, nomeadamente os documentos de transporte destinados ao rementente e ao destinatário, bem como os destinados à inspeção tributária que não tenham sido recolhidos.

Documentos contabilísticos – 10 anos
De acordo com o artigo 40º do código comercial, as empresas são obrigadas a arquivar e conservar, durante 10 anos, todos os documentos contabilísticos e respetivos relatórios financeiros da atividade. Estes documentos podem ser arquivados com recurso a meios eletrónicos.

Correspondência – 10 anos
Em relação à correspondência, aplica-se também o artigo 40º do código comercial, existindo, desta forma, o dever de arquivo da mesma por um prazo de 10 anos.

Dossier Fiscal – 10 anos
Os empresários sujeitos ao código de IRC e IRS, com contabilidade organizada, são obrigados a manter arquivado e em boa ordem, durante 10 anos, o processo de documentação fiscal relativo a cada ano de tributação, à exceção dos isentos nos termos do artigo 9º.

Documentos de IRC – 10 anos
Segundo o número 4) do artigo 123º do código do imposto sobre as pessoas coletivas, os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem, durante o prazo de 10 anos, sendo essa obrigação de conservação extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.

Documentos de IVA – 10 anos
Segundo o código do IVA, os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem, durante os 10 anos civis subsequentes, todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos (artigo 52º do CIVA).